Робота із запитами до державних регіональних архівів

admin

Звернення до архіву вперше — це завжди хвилююче! Однак насправді у складанні запиту немає нічого складного. Головне пам'ятати: щоб отримати від архіву шукані відомості, дуже важливо правильно скласти запит. Розповідаємо, як це зробити.

Підготовка

Що потрібно зробити, перш ніж звертатися до архіву? Насамперед, не забудьте переглянути путівник фондами архіву і розглянути опис фондів, що цікавлять, на предмет документів, в яких можуть міститися відомості про ваших предків. Не зайвим буде вивчити форуми (на них можна знайти відгуки про архіви, корисні поради) та підготувати документи, що доводять спорідненість, якщо ви плануєте шукати документи «молодші» 75 років.

Також важливо розуміти, що будь-який державний архів зберігає так багато документів, що навіть за великого бажання співробітники архіву навряд чи зможуть опрацювати запит на кшталт «Прошу надати всі біографічні відомості про мого прадіда — Іванова Івана Івановича». Запит має бути конкретним!

Розпочати пошук біографічних відомостей краще з метричних книг — найконкретнішого і досить інформативного джерела, з якого можна дізнатися імена батьків, хресних та станову приналежність предка.

Перш ніж надсилати запити, дуже рекомендуємо ознайомитись з нашою статтею про підготовку до роботи з архівами!

Як скласти запит до архіву?

Робота з будь-яким державним чи відомчим архівом починається із запиту — листа, направленого на ім'я директора архіву, в якому ви просите дослідити ті чи інші документи, на наявність відомостей про ваших предків.

Попереджаємо заздалегідь: державні архіви проводять пошук за запитами та готують відповіді на платній основі. Вартість архівних послуг визначається адміністраціями областей, країв та республік – у різних архівах вона різна. Прейскурант можна знайти на сайті установи, з якою належить взаємодіяти. Безкоштовно можна отримати лише документи соціально-правового характеру: наприклад, довідки про трудовий стаж, здобуття освіти, почесні звання та державні нагороди, проживання в блокадному місті тощо.

Алгоритм зі складання запиту до архіву:

1. Дізнаємося територіально-адміністративну належність місця проживання людини, на яку збираєтеся робити запит (у період її проживання там)
2. Дізнаємося ПІБ директора архіву
3. Пишемо листа на його ім'я, в якому чітко викладаємо, що бажаємо отримати у відповіді на запит
4. В ідеалі вказуємо, у яких конкретно документах допоможуть перебуває бажані відомості
5. Вказуємо, в якому вигляді бажана інформація: архівна довідка, ксерокопія чи скан, а можливо і те, й інше. Архівна довідка, завірена круглою печаткою, має юридичну чинність.

Якщо все зроблено правильно, то отримуємо відповідь такого змісту:

Види відповідей архіву

Відповідати на запити архіви можуть по-різному. Існує 3 види відповіді на запити: архівна довідка, архівна виписка та архівна копія. Що саме вам надішлють, залежить, як правило, від самого архіву. Хтось може розщедритися відразу на 3 види відповіді, хтось традиційно надсилає лише довідки, проте це не означає, що не можна спеціально попросити архів надіслати той вид відповіді, в якому ви зацікавлені.

Архівна довідка – відповідь, у якій вам у вільній формі повідомляють, чи є в архіві документи, що шукаються.
Архівний витяг – те саме + цитати з документа
Архівна копія – копія документів у цифровому/друкованому вигляді.

Як отримати архівну копію? Для отримання архівної копії потрібно повідомити архівний шифр документів з номерами сторінок або вказати в заяві, що у разі знаходження документів ви просите надати копії документів.

Що, якщо відповіді не надійшло? Після відправки запиту, хочеться, щоб відповідь надійшла якнайшвидше — бажано, прямо завтра. Однак потрібно почекати: а от якщо з моменту відправки запиту пройшло більше 30 днів, можна поцікавитись, у чому річ.

Причин може бути багато. Ось лише кілька найпопулярніших:

  • Втрата поштового відправлення
  • Неактивна форма зворотного зв'язку
  • Збій роботи провайдера
  • Перевантаженість виконавців запитів
  • Відсутність конвертів у канцелярії

Якщо запит не отримано, доведеться надіслати його повторно, додавши докази, що ви вже надіслали запит. Як доказ підійде копія поштового відправлення, скріншот листа повідомлення з номером та датою реєстрації звернення інше.

Буває й таке, що відповідь надійшла, а в ній зовсім не те, що ви очікували. Докладніше про те, що робити, якщо відповідь архіву не влаштовує, читайте у статті генеалогу Наталії Сарченко.

Похід до архіву

Звертатися до архіву можна не лише за допомогою письмового запиту, а й особисто. Якщо у вас є час і бажання з головою поринути в історію сім'ї, то, можливо, варто задуматися над цим варіантом як пріоритетним.

Про що важливо знати, перш ніж іти до архіву?

  • Не варто відразу замовляти десятки справ, в яких теоретично може міститися потрібна інформація. Вивчіть каталоги, почитайте путівник, проконсультуйтеся зі співробітниками читального залу
  • Уважно вивчайте описи
  • Документи потрібно замовляти заздалегідь. Зазвичай їх видають не раніше, ніж через день, зрідка — наступного дня, у федеральних архівах – на третій день
  • Копіювання архівних справ – окрема процедура, яка потребує окремого оформлення.

У заголовку конспекту обов'язково напишіть назву справи, архівний шифр та номери аркушів – так ви зможете грамотно послатися на джерело. Більше того, постарайтеся, цитуючи, не піддаватися спокусі щось виправити (йдеться, наприклад, про бажання переписати по батькові на сучасний манер, осучаснити слова та звороти).

Робота з архівами та в архівах – це нешвидкий процес. Як у разі письмового, так і у разі особистого звернення – архівна робота не терпить суєти та легковажності. Вибирайте спосіб роботи, грамотно розрахувавши власні сили та кількість вільного часу – а цікаво буде в будь-якому випадку!

Робота із запитами до державних регіональних архівів - Priroda.v.ua

В інформаційному суспільстві бути дослідником найпростіше. Здавалося б, є доступ до Інтернету – і будь-які матеріали опиняються на відстані кліка. Насправді, це перебільшення. Навіть не всі книги на сьогоднішній день оцифровані (хоча особисто я пишаюся тим, що зуміла знайти електронну копію найцікавішого видання 1668 року староанглійською мовою).

А що ж із документами? Їх оцифровують ще повільніше, та й доступ найчастіше надається платний. Отже, якщо для вашої сфери досліджень архівні документи мають цінність, настав час збиратися в сховище. А ми розповімо, до чого потрібно бути готовими.

Кому та навіщо потрібно відвідувати архіви

Напевно багато хто вже запитав: «Навіщо мені це?». Представникам низки спеціальностей (особливо інноваційних), можливо, відвідування архіву й до чого. Але є багато галузей, для яких раритетні документи стануть справжньою знахідкою та виведуть роботу на якісно новий рівень:

  • історія;
  • археологія;
  • мистецтвознавство;
  • філософія;
  • філологія;
  • релігієзнавство;
  • юриспруденція;
  • регіонознавство;
  • архітектури.

Важко посперечатися з тим, що програмісту чи інженеру-робототехніку до архіву йти особливої ​​потреби немає. Але для тих, хто у своїй роботі спирається на здобутки минулого, там обов'язково знайдеться щось корисне.

Чому архів кращий за бібліотеку

Велика кількість літератури – ще одне цілком зрозуміле заперечення молодих вчених. Їхні досвідченіші колеги лише з часом розуміють, що книга – це не завжди першоджерело. Мета вченого – знайти нове. Література йому багато в чому допомагає, але її створювали також з огляду на щось, що передувало.

Яка робота буде оцінена вище: чи заснована на тому, що переказано вже неодноразово, чи присвячена аналізу первинного джерела?

Наочно відповідає це питання приклад професора Антоніо Нікасо. Це один із найвідоміших у світі дослідників феномену організованої злочинності. Але серед учених він уславився більше методами роботи, ніж її тематикою.

Усі його книжки базуються на архівних документах. Професор не став аналізувати праці попередників та сучасників, співвітчизників та зарубіжних колег, як це робить середній дослідник.

Нікасо користувався лише архівними документами: звітами, протоколами, фотографіями. Ось і весь перелік джерел.Аналізуючи найдрібніші подробиці, експерт створював незаперечні тексти. І в цьому йому немає рівних.

Переваг дослідження, що базується на архівних даних, можна назвати чимало:

  • найвищий ступінь оригінальності;
  • велика глибина опрацювання теми;
  • фактологічна точність;
  • відсутність суб'єктивного впливу авторів-попередників;
  • відсутність ризику дезінформації.

Досвідчені вчені зазначають: якщо попрацюєш в архіві, бібліотека може й не знадобитися. Теоретичні тези слід підтверджувати, а тут спочатку оперуєш доказами, створюючи власну теорію.

Що можна брати із собою

Отже, ви переконалися, що відвідування архіву для вченого – справа не безглузда, а дуже корисна. Так не витрачатимемо час і почнемо збиратися. Перше, що потрібно відвідувачу, – це рукавички (а в ідеалі маска). Навіть якщо коронавірус відступитьJ

Будь-які документи з часом зношуються. Якщо вони вже потрапили до архіву, значить створені не вчора і не місяць тому. Справжніх дослідників зацікавлять екземпляри, яким не сотня років.

З кожним роком та з кожним новим дотиком документи старіють. Пот та жир зі шкіри рук цей процес у рази прискорюють. А мікрочастинки рідини, що вириваються з рота при диханні (не кажучи вже про чхання і кашлі), ризикують намочити тендітний папір і розчинити чорнило.

Відвідувачу архіву також слід взяти із собою:

  1. Ноутбук. Якщо друкувати, а не робити виписки від руки, робота піде швидше.
  2. Блокнот або зошит. Особливо знадобиться тим, хто любить робити нотатки від руки.
  3. Олівець. Це єдиний засіб для записів, який не загрожує документам. Будь-яка ручка (кулькова, гелева, пухна) – під забороною. Якщо вона раптом потече, раритет буде фактично знищено.
  4. Паспорт. У перше відвідування вам належить записатися в читальний зал і отримати перепустку.

Необов'язковий, але бажаний атрибут відвідувача архіву – лист від організації, яка направила дослідника. Для вашого університету це проста формальність. про більшою повагою та охоче допомагатимуть у пошуках, ніж людині «з вулиці».

Чого брати із собою не можна

Під заборону потрапляє все, що несе в собі потенційну загрозу експонатам.

  1. Їжу і воду Якщо довго без підживлення протриматися не можете, візьміть, але ні в якому разі не їжте і не пийте в читальній залі.
  2. Косметику. Як би не хотілося виправити макіяж перед виходом на вулицю після дня, проведеного в архіві, – забудьте.
  3. Телефон. У читальному залі прийнято дотримуватися тиші.

Під великим питанням – фотоапаратура. З одного боку, хочеться зняти всі документи, щоб потім у спокійній обстановці з ними ознайомитись. З іншого боку – мала можливість, що вам це дозволять. .

У деяких подібних установах вважають за краще робити копії самостійно з метою забезпечення потрібного світлового режиму. Але за це зазвичай стягують плату.

Законодавча база щодо використання архівних документів

Архівні документи, чи це банальна виписка з протоколу, чи перший екземпляр стародавнього фоліанта, охороняються законом. За його порушення можна нести відповідальність, а незнання правил від неї не звільняє. Корисно вміти захистити власні права. Щоб уникнути непорозумінь, слід ознайомитися з нормативно-правовими актами, що регламентують роботу в архівах:

  1. Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ "Основні Правила роботи архівів організацій", схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002. Вони ознайомлять із принципами роботи архіву в цілому. З пункту 8.2 можна отримати відомості про те, які відомості можна отримати за запитом (без відвідування архіву), а з пункту 8.4 – як працює читальний зал.
  2. "Основні правила роботи державних архівів Російської Федерації", затверджені Наказом Росархіву від 13.02.2002 №16. Особливу увагу рекомендується звернути до пункту 3.4. У ньому розповідається, за що архів може брати гроші, а за що – ні. Не варто зважати і на пункт 3.5, присвячений науково-методичній роботі.
  3. Положення про Архівному фонді Російської академії наук, затверджене Постановою Президії РАН від 21.06.1994 № 125. Воно регулює роботу архівів, що містять найцінніші файли для наукових досліджень.

Нарешті, пригадаємо статтю 13.20 КпАП РФ. Нею передбачено відповідальність порушення правил використання архівних документів.

Правила пошуку документів

Дехто вважає, що архів – це та сама бібліотека, тільки з іншим змістом. Це велика помилка. У бібліотеку не обов'язково слідувати за конкретною книгою. Достатньо мати уявлення про тему дослідження, а добірку видань зроблять дома.

У архівах такий підхід не працює.Якщо ви не знаєте, які саме документи хочете вивчити, справа не зрушить зі стартової точки. Часто співробітники архіву відмовляють у наданні документів, якщо замовник не знає, хто і коли їх видав.

В ідеалі потрібно надати архіваріусу:

  • найменування та номер самого документа;
  • номер справи, в якій він міститься;
  • номери аркушів у справі;
  • шифр справи;
  • номер фонду;
  • номер опису.

Дізнатися ці відомості можна на сайтах архівів, що цікавлять. Навіть якщо самі документи не оцифровані, вихідні дані для подальшого пошуку публікуються у відкритому доступі.

Так, наприклад, в інформаційній системі архівів РАН можна знайти перелік усіх наукових архівів із розбивкою по регіонах зі списками фондів та реєстрами описів.

Якщо веб-ресурс у архіву відсутній або ще знаходиться в процесі заповнення, можна зробити попередній письмовий запит.

Як видаються описи зі сховища

Порядок видачі документів регламентується правилами, які походять від Росархіву.

  • для передачі у тимчасове користування фондоутворювачам;
  • за запитами компетентних органів;
  • для роботи архіваріусів в окремих приміщеннях;
  • для обробки у лабораторії;
  • до створення страхового фонду;
  • для експонування.

Так що в якийсь момент справ, що вас цікавлять, у сховищі може не бути.

Якщо стан документа сильно погіршився, архів має право відмовити у його видачі.Також не вийде отримати файли, які не пройшли технічне оформлення та науковий опис. Вільно переглядати можна лише ті документи, які не містять:

  • державної таємниці;
  • конфіденційних відомостей;
  • даних для службового користування;
  • відомостей щодо частого життя громадян, які задокументовані протягом останніх 75 років.

Для роботи із секретними матеріалами потрібно мати відповідний доступ. При цьому ознайомлення з ними відбувається у спеціально відведеній залі під контролем відповідального співробітника архіву. Те саме правило діє, навіть якщо справа частково розсекречена.

Правила роботи із документами

Одне з найважливіших правил взаємодії з предметами старовини – не чіпати їх без зайвої потреби. Тому беріть справи одноразово – і лише якщо впевнені, що вони мають необхідні вам відомості. Також слід дотримуватися таких правил:

  1. Не діставати справи з полиць самостійно. Співробітники це зроблять за вас.
  2. Чи не ставити їх самостійно назад. Ваша послуга співробітнику у вигляді позбавлення його від зайвих рухів зараз ризикує вилитися в довгий і болісний пошук папки після вашого відходу.
  3. Не залишати відкриті справи під променями світла. Папір вицвітає, тому для його збереження передбачено особливий світловий режим. З цієї причини нерідко забороняють фотографувати документи зі спалахом.
  4. Не класти папір для записів поверх справи. Якщо це одиничний аркуш – залишаться відбитки. Якщо блокнот – ризик пошкодити документи пружинкою.

Не можна забувати і про стандартні запобіжні заходи, яких потрібно дотримуватися при роботі з будь-якими паперами, хоч старими, хоч новими.Перегортати їх потрібно дуже акуратно, намагаючись не загинати куточки і тим більше не порвати сторінки.

Як правильно повернути документи

Після ознайомлення, здійснення виписок та, можливо, копіювання всі файли потрібно повернути назад у сховище. Виносити їх за межі архіву приватним особам забороняється. Працівник читального залу перевірить, чи не пошкоджено документи, чи всі сторінки на місці. Обов'язковою є така перевірка для:

  • незброшюрованих файлів;
  • унікальних документів;
  • матеріальних цінностей

В інших випадках рішення про її необхідність ухвалює керівник архіву. Переконайтеся, що після успішного проходження перевірки співробітник поставив про це позначку на аркуші-завірителі. В іншому випадку при подальшому псуванні документа іншою людиною винною ви будете.

Як спілкуватися з архіваріусом

Архіваріус – це охоронець старовини, але не сторож на складі паперів. Це фахівець, який переробляє величезну кількість інформації. На перший погляд, співробітники архіву можуть здатися людьми неконтактними, але, якщо їх розговорити, можна одержати масу цінних відомостей.

Перед візитом слід заздалегідь уточнити, чи архів не йде на канікули, чи не буде інвентаризація. Якщо прийти безпосередньо напередодні цих подій, висока ймовірність викликати негативне ставлення. Співробітники в такий час можуть бути дратівливими через аврал, і власні проблеми для них важливіші за ваше дослідження. Не забувайте: в архіві також працюють люди.

Прибувши до читального залу, варто встановити контакт із архіваріусом. Для початку достатньо дотримуватись мінімального етикету:

  • привітатися;
  • позначити мету свого візиту;
  • уточнити, чи можна сьогодні попрацювати в читальній залі і до якої години;
  • ввічливо сформулювати прохання;
  • запитувати дозволи деякі дії (копіювання, фотографування).

У процесі роботи ставити питання можна (і навіть потрібно) – але лише у справі. Не соромтеся звертатися до співробітників архіву, адже вони теж у своєму роді дослідники і здатні:

  • підказати потрібний фонд;
  • подати ідею;
  • розповісти у тому, що брали ваші попередники, які працювали над подібними темами.

Якщо вдасться потоваришувати з архіваріусом, можна розраховувати на низку привілеїв, на кшталт збільшеної кількості справ, що видаються для ознайомлення, або прискорення пошуку.

Також рекомендуємо прочитати

Важливість іноземної мови для наукової роботи

Про користь вивчення іноземних мов сказано дуже багато. Проблема розглядається в різних аспектах, проте є люди, які недооцінюють цю важливу навичку. Але в деяких сферах без нього не просунутися. Наука одна з них.

Як написати наукову статтю

Мета цієї статті – відповісти на основні питання, що виникають у людини, яка вперше зіткнулася з необхідністю написання наукової статті.

Самоцитування та самоплагіат: чи можна обікрасти самого себе?

Добре це чи погано? Скільки разів можна цитувати попередні роботи? Яке цитування вважатимуться надмірним? Наскільки коректним є вживання поняття «самоплагіат»?

Робота із запитами до державних регіональних архівів - Priroda.v.ua

В архівах можна знайти багато корисної інформації. А який саме? Дізнаєтесь зі статті.

Особисто я досі шукаю записи про народження родичів мого чоловіка, щоби довести нашу спорідненість із Дмитрієвими. Це прізвище помилково пішло з родоводу гілки.Тоді одному з численних братів дали інше прізвище — ту людину, яка понесла немовля записувати до церкви (тоді облік записів актів цивільного стану здійснювався там). Але тепер причина цієї помилки — лише припущення. А наше завдання нині — знайти точний зв'язок спорідненості за документами, половина з яких не збереглася, але все ж таки періодично продовжують спливати будь-які зачіпки, дані, що допомагають у цій нелегкій справі.

Свою оповідь почну з розкриття структури архівів РФ, яка називається Архівним фондом. Він складається з державних та недержавних архівів. У свою чергу, з державних виділяються так звані відомчі архіви, які зустрічаються у складі державних органів, наприклад, МВС, ФСБ, та в окремих галузей та служб, наприклад, охорона здоров'я та освіта, метрополітен та залізничне сполучення, телефонна мережа.

Усі державні архіви можна розділити рівні: федеральний, регіональний, муніципальний.

В архівах федерального рівня зібрані документи з тимчасових проміжків (Давні акти, Новітня історія) та по розділах (військовий, літератури та мистецтва, економіки). Регіональний та муніципальний рівні збирають у собі документи з «підвладних» територій (наприклад, Центральний історичний архів Москви є регіональним архівом).

А які саме документи можна там знайти? Це можуть бути різні юридичні акти, кіно-, фото-, відеодокументи, переписи, малюнки, креслення, схеми та навіть копії архівних документів.

Не слід забувати, що це архіви мають різну специфіку і з перелічених видів документів можуть містити.Інформацію щодо кожного окремого архіву потрібно отримувати в індивідуальному порядку.

Розберемо такий порядок з прикладу Главархива Москви. Тут можна знайти різні документи (архівні довідки, виписки, копії), що підтверджують трудовий стаж, заробітну плату, нагородження медалями, навчання в освітніх установах, акти громадянського стану, створення та історію організацій, зміну прізвищ, імен та по-батькові. Також можна отримати документи науково-технічного характеру, і з історії сім'ї.

Всі архівні документи видаються безоплатно, але чекати на них іноді доводиться довго (відповідь поштою зазвичай приходить не раніше ніж через місяць).

Звичайно, багато хто з документів (особливо рукописні) з часом поступово втрачається (така вже у них особливість), тому часом щось довести, посилаючись на їх довгу низку, є дуже складним або майже нездійсненним завданням. Іноді документ і знаходиться, але розібрати в ньому щось важко через його старість, хитромудрість почерку, недостовірність відомостей, помилок у написанні та ін.

У подібних випадках раджу не впадати у відчай, а шукати якісь «обхідні шляхи» — інші прямі та непрямі докази з різних інших джерел. Все, що якось стосується «справи», може послужити такою (особливо в суді).

Добре, якщо вам у житті не доведеться зіткнутися з цією «тяганиною», а тим, кому ще доведеться — моя стаття стане маленьким «маячком».