Реєстрація рахунків-фактур у книгах продажу та покупок при УСН у 2025. Порядок та приклади обліку

admin2025

Платники податків на УСН, зобов'язані обчислювати та сплачувати ПДВ, реєструють виставлені рахунки-фактури у книзі продажів для формування податкової бази з ПДВ.

За наявності права на податкові відрахування організація веде книгу покупок для реєстрації вхідних рахунків-фактур із відображенням у розділі 8 декларації з ПДВ. Для операцій із фізичними особами застосовується особливий порядок реєстрації через зведені документи.

Коли платник податків на ССП має вести книгу продажів?

Книга продажів служить для документації операцій реалізації товарів та послуг при УСН із обов'язком сплачувати ПДВ

Платник податків УСН реєструє у книзі продажу рахунки-фактури при виникненні обов'язку обчислювати та сплачувати ПДВ до бюджету.

Реєстрація всіх виставлених рахунків-фактур поточного кварталу
Дотримання хронологічного порядку реєстрації
Повнота відображення реквізитів документів

рахунок-фактуру №125 від 10.09.2025 у сумі 120 000 крб. (ПДВ 20% – 20 000 крб.)
рахунок-фактуру №126 від 15.09.2025 у сумі 180 000 крб. (ПДВ 20% – 30 000 крб.)

УФ №125 – графа 13а: 100 000 руб., графа 13б: 20 000 руб.
УФ №126 – графа 13а: 150 000 руб., графа 13б: 30 000 руб.

Які документи реєструються у книзі продажу?

За реалізації товарів (робіт, послуг) юридичним особам реєструються окремі рахунки-фактури.Для операцій із фізичними особами застосовується особливий порядок – реєстрація зведених документів згідно з п. 14 Методичних рекомендацій.

Рахунки-фактури на реалізацію
Коригувальні рахунки-фактури
Зведені документи щодо операцій з фізособами

Виторг з ПДВ: 45 000 руб.
ПДВ 20%: 7500 руб.
Виторг без ПДВ: 37 500 руб.

У книзі продажу реєструється зведений документ за 20.09.2025 одним записом із зазначеними сумами.

У яких випадках платник податків на ССП веде книгу покупок?

Книжка покупок ведеться за наявності права на відрахування ПДВ згідно з пп.17, 18 Методичних рекомендацій. У документі реєструються рахунки-фактури, одержані від продавців товарів, робіт та послуг.

Наявність права на відрахування ПДВ
Відповідність операцій умовам пп.17, 18 Методичних рекомендацій
Наявність правильно оформлених рахунків-фактур від постачальників

Рахунок-фактура від постачальника у сумі 240 000 крб. (ПДВ 20% – 40 000 руб.)
Матеріали для операцій, що оподатковуються ПДВ

Графа 15: 200 000 руб. (Вартість без ПДВ)
Графа 16: 40 000 руб. (Сума ПДВ до відрахування)

Як правильно реєструвати рахунки-фактури у книзі покупок?

Реєстрація здійснюється у хронологічному порядку у міру виникнення права на відрахування ПДВ. Ці книги покупок використовуються для заповнення розділу 8 декларації з ПДВ.

Перевірка правильності оформлення рахунку-фактури
Підтвердження права на відрахування
Своєчасна реєстрація у книзі покупок

Декларування даних

Дані книги продажів переносяться до розділу 9 декларації з ПДВ, а дані книги покупок – до розділу 8. Декларація формується за підсумками кварталу на підставі зареєстрованих документів.

Використовувані нормативні акти

Методичні поради (п.14 – порядок реєстрації зведених документів під час операцій з фізособами)
Методичні рекомендації (пп. 17, 18 – умови застосування відрахувань ПДВ при УСН)
Податковий кодекс РФ (положення про обчислення та сплату ПДВ)

Реєстрація рахунків-фактур у книгах продажу та покупок при УСН у 2025. Порядок та приклади обліку - Priroda.v.ua

Для правильного розрахунку ПДВ підприємства зобов'язані регулярно вносити актуальні відомості до книги продажу та покупок. Дані з цієї документації призначені для декларації з ПДВ. Тому фіксуються як грошові надходження, і витрати, і навіть основні операції, здійснювані підприємствами. Книжка часто запитується податковими інспекторами під час перевірок.

1 Поняття документації
2 Хто веде книгу продажу та покупок
3 Коли потрібна книга
4 Книга покупок та книга продажів: як вести
5 Загальні правила ведення книги покупок та продажів для ІП та ТОВ
6 ПДВ-декларація
7 Проведення з ПДВ
8 Ведення книги при УСН
9 Як проводити звірку
10 Чи можна вести книгу через 1С
11 Оформлення книги
12 Термін зберігання
13 Корисне відео

Поняття документації

Вона призначена для фіксації всіх операцій, які мають будь-яке відношення до ПДВ. Це дозволяє уникнути великих штрафів під час розрахунку та сплати податку. Ведення книги покупок необхідне обліку, і навіть з'являється інформація, необхідна формування обов'язкової декларації з ПДВ.

Увага! Інакше документ називається регістром, тому використовується для збереження та систематизації відомостей, отриманих із первинних паперів.

Документ має сувору та уніфіковану форму, тому компанії не можуть самостійно вносити додаткові пункти, таблиці або розділи.Вести її дозволено як у паперовому, так і електронному вигляді, але в останньому випадку потрібна наявність можливості для друку.

Хто веде книгу продажу та покупок

Вона має заповнюватись усіма підприємствами та ІП, які працюють на ОСНО. Якщо ж бізнесмени обирають інші режими оподаткування, то на підставі ст. 145 ПК вони можуть відмовитись від регулярного заповнення цього документа.

Якщо фірма виставляє рахунки з ПДВ, всі операції фіксуються на сторінках книги.

Коли потрібна книга

Основне призначення полягає у можливості отримання актуальної інформації для розрахунку податкових відрахувань, які надаються підприємцям з ПДВ. Тому вона потрібна всім організаціям, які під час роботи застосовують ОСНО.

Не потрібна книга у таких ситуаціях:

компанія отримала офіційне звільнення від обов'язку розраховувати та сплачувати ПДВ;
фірма займається продажем товарів поза РФ;
укладаються угоди та реалізуються операції, які не оподатковуються ПДВ, що наводиться у ст. 149 ПК.

Це саме стосується бізнесменів, які обрали спеціальні режими оподаткування, тому сплачують єдиний податок, який замінює кілька зборів, до яких і ПДВ.

У книзі міститься інформація, необхідна розрахунку ПДВ.

Книга покупок та книга продажів: як вести

Процедура заповнення документа здійснюється досвідченим бухгалтером. Не треба реєструвати рахунки-фактури покупцями, які перераховують кошти продавцю у вигляді авансу чи іншого аналогічного платежу. Це пов'язано з тим, що рахунки-фактури від продавців слід реєструвати у книзі лише за появі права на відрахування з ПДВ. Це право з'являється після того, як товари або роботи прийняті до обліку.

Первинні документи, подані рахунками-фактурами, реєструються виключно з появою права в компанії отримання податкового відрахування.

У тексті обов'язково фіксуються рахунки-фактури:

складені при отриманні товарів або виконанні робіт на безоплатній основі, причому сюди належить навіть безкоштовна передача основних засобів чи нематеріальних активів;
формовані під час купівлі чи продажу валюти чи цінних паперів за співпраці з брокерами чи іншими учасниками біржі;
отримані комісіонером при отриманні товарів від комітента для подальшого перепродажу;
сформовані при отриманні агентом грошей від продавця на підставі угоди агентства на купівлю товарів;
оформлені постачальником у разі різниці.

Важливо! Неможливо просто закреслити або виправити запис у книзі, тому складається коригувальний рахунок-фактура за квартал, в якому припущено помилку.

Бухгалтер самостійно приймає рішення про спосіб ведення книги, для чого можна скористатися паперовим або електронним варіантом. У другому випадку набувається ПЗ, що значно спрощує процес фіксації операцій. До тексту книги продажу та покупок обов'язково включаються відомості:

на титульному листі відображається найменування компанії, її ІПН, а також терміни, за які ведеться документація;
основна частина представлена таблицею, що складається із 12 граф;
у таблиці вказується номер фіксованого документа, дата внесення запису, номер рахунку-фактури, дата оплати товарів чи послуг на підставі наявної платіжки, дата прийняття товарів на облік, найменування продавця, КПП та ІПН другого учасника угоди, країна походження товару, кількість коштів, сплачених за товар разом із ПДВ, ставка оподаткування та розмір ПДВ;
наприкінці ставиться підпис керівника організації та головного бухгалтера.

Відомості з книги покупок приклад заповнення:

Обов'язково підбивається підсумок по кварталу або за інший період. За допомогою внесених відомостей легко заповнюється декларація з ПДВ. Податкові інспектори, які проводять перевірку підприємства, після вивчення книги продажу та покупок оцінюють правильність розрахунку збору. Якщо виявляються розбіжності, це є підставою залучення організації та посадових осіб до відповідальності за прикриття доходів.

Загальні правила ведення книги покупок та продажів для ІП та ТОВ

Потрібно дотримуватись порядку ведення книги покупок та книги продажів::

допускається користуватися комп'ютером для ведення електронного обліку, але завжди має бути можливість роздрукувати книгу;
бухгалтери повинні дотримуватися Правил ведення книги, затверджених ПП №1137;
правильно заповнений документ відправляється до ФНП в електронному вигляді одночасно з декларацією з ПДВ, що зазначається у ст. 174 ПК;
передається документація до 25 числа кожного місяця;
якщо використовуються паперові варіанти, то вони нумеруються, прошиваються, а також підписуються керівництвом чи уповноваженою особою;
всі сторінки обов'язково скріплюються печаткою, якщо вона використовується на підприємстві;
якщо використовується електронна форма, то не доводиться виконувати будь-які дії зі сторінками, оскільки вони за необхідності просто роздруковуються та підписуються керівником перед передачею представнику ФНП;
якщо документація передається в електронному вигляді, вона підписується за допомогою кваліфікованої ЕЦП.

Довідка! Документ необхідно зберігати не менше 4 років з моменту залишення останньої інформації, що вказується в Правилах ведення, а потім вони передаються до архіву.

ПДВ-декларація

Ця звітність формується на основі книги продажу та покупок. Відомості з цього документа переносяться до декларації, а також використовуються для розрахунку інших економічних показників.

Основні значення, які стосуються розміру ПДВ, наводяться у 8 розділі книги. Щоб запобігти проблемам, що виникають під час проведення податкових перевірок, перед складанням декларації обов'язково перевіряються показники, оскільки вони мають бути ідентичними. Якщо є навіть найменші розбіжності, це є підставою для перерахунку чи перевірки первинної документації.

Проведення з ПДВ

Процес сплати будь-якого податку супроводжується внесенням необхідних відомостей у бухгалтерський баланс та інші аналогічні бумаги. Для цього використовуються правильні проводки, причому для ПДВ вони наведені в наступному вигляді:

Д19 К60 – облік вхідного податку, що виникає при купівлі товарів, робіт чи послуг, і навіть інших цінностей, одержуваних від постачальників;
Д68 К19 – пред'явлення вхідного ПДВ до відрахування;
Д90 К68 – відображення ПДВ.

Наприкінці кварталу складається дебетове сальдо за рахунком 68, що дозволяє відшкодувати ПДВ. Якщо використовується кредитове сальдо, то ПДВ сплачується до бюджету.

Ведення книги при УСН

На підставі ст. 149 ПК, рахунки-фактури складаються лише платниками податку на додану вартість. Процес виконується під час укладання угод, якими потрібно сплачувати ПДВ. Підприємці, які обрали для роботи УСН, сплачують єдиний розмір податку. Збір дорівнює 6% від виручки чи 15% від чистий прибуток. Тому такі бізнесмени не вважають платниками ПДВ. Вони можуть не виписувати рахунки-фактури, а також не займаються веденням книги з продажу та покупок.

Але спрощенці мають пам'ятати про деякі нюанси. До них належить:

комісіонери, які працюють за УСН, купують товари від власного імені або від імені комітента;
вони мають оформляти рахунки-фактури, орієнтуючись на нормативний акт №1137;
для комітентів необхідно складати рахунки-фактури за придбаними товарами, причому відсутні винятки для комісіонерів;
комітети на підставі таких рахунків можуть приймати вхідні збори до вирахування;
навіть за таких умов не виникає потреби заповнювати книгу продажу та покупок;
комісіонери все одно залишаються спрощенцями, тож не стають платниками ПДВ, але вони обов'язково ведуть журнал, у якому фіксуються як отримані, так і виставлені рахунки-фактури;
у такому журналі вказуються навіть документи, які були складені під час посередницької діяльності.

Якщо у процесі заповнення журналу допускаються помилки, це є підставою для притягнення компанії на УСН до відповідальності з боку податкових інспекторів. Тому навіть платники УСН зобов'язані добре розумітися на правилах ведення журналів реєстрації. Для цього своєчасно реєструються всі рахунки, а також документ зберігається протягом 3-х років.Після цього він передається в архів, причому бажано для цього організувати в компанії окреме приміщення.

Якщо до компанії приїжджають податкові інспектори для проведення перевірки, то вони мають право запитати журнал реєстрації та всі рахунки-фактури, тому якщо вони відсутні або неправильно заповнені, то це призводить до нарахування великих штрафів, а також представники ФНП можуть звертатися до партнерів для отримання потрібної документації чи донараховувати податки.

Як проводити звірку

На підставі положень ФЗ №134 з 2015 року всі платники податків при складанні декларації з ПДВ зобов'язані вказувати відомості, що містяться у книзі продажу та покупки. Додатково переносяться дані з рахунків-фактур, отриманих або виставлених. Представники ФНП проводять звірку цієї інформації.

Якщо під час перевірки виявляються невідповідності, помилки чи неточності, це призводить до притягнення компаній до відповідальності. Звіряння передбачає вивчення документів відразу кількох контрагентів. Зазвичай невідповідності говорять про такі порушення:

навмисне чи випадкове заниження розміру ПДВ;
завищення суми, що запитується як відрахування.

Для отримання повнішої інформації інспектори запитують у платників податків додаткову документацію. До неї належать рахунки-фактури, довідки чи інша первинна документація. Представник компанії змушений складати спеціальний письмовий документ, в якому містяться пояснення до кожної виявленої невідповідності.

Увага! Пояснення передаються інспектору протягом 5 днів з моменту отримання відповідної вимоги, причому якщо платник податків не вкладеться у цей термін, без пояснень стягується великий штраф, а також приймається рішення про неправомірність складання заяви на отримання відрахування.

Щоб запобігти таким негативним наслідкам, бухгалтери компаній повинні регулярно самостійно займатися звіркою даних. Для цього використовуються спеціальні програми, які можна завантажити безкоштовно або купити, причому в останньому випадку пропонується розширений функціонал та зручний інтерфейс. Програми проводять аналіз відкритих відомостей про різні фірми, які представлені контрагентами організації. За допомогою такої оцінки кожній компанії надається певний статус. Після завантаження рахунків-фактур та іншої первинної документації оцінюються всі можливі невідповідності та помилки.

Якщо в процесі звіряння виявляються різні проблеми або порушення, необхідно звернутися до партнерів, щоб перевірити первинну документацію. Нерідко такі дії призводять до внесення коригувань до документів, що дає змогу уникнути негативних наслідків від податкових перевірок. Але не допускається просто змінювати документи заднім числом, тому що в майбутньому все одно може виникнути різниця за більш детальної звірки.

Чи можна вести книгу через 1С

Практично в кожній компанії застосовується програма 1С, яка має кілька модифікацій. Багато версіях дозволено заповнювати книгу продажів і покупок. Під час роботи достатньо включати стандартні дані з рахунків-фактур, щоб автоматично заповнювалися потрібні сторінки книги.

До правил використання 1С для заповнення документа належить:

спочатку запускається програма;
на сторінці головного меню вибирається розділ, який називається «Покупка»;
серед переліку, що відкрився, знаходиться вкладка «Ведення книги покупок»;
додатково потрібна вкладка розміщується на панелі функцій;
відомості до книги вносяться за товарами або рахунками-фактурами, що надходять;
якщо вказуються доставлені товари або надані послуги, то ставиться галочка, що підтверджує пред'явлення рахунків-фактур, після чого вказується номер документа, його код та скоєні операції, що дозволяють відобразити у книзі відрахування з ПДВ;
такий метод має деякі мінуси, тому що не вийде зробити окремі сторінки по кожному рахунку-фактурі, так як наводяться виключно їх реквізити;
другий спосіб полягає у формуванні записів на підставі отриманих рахунків-фактур;
при такому методі наводиться детальна інформація про кожен рахунок, причому до неї відноситься не тільки дата створення та номер, а й підстава, коди операцій, вартість товарів, їх опис, а також ПДВ;
ставиться галочка, що дозволяє відобразити відрахування ПДВ;
при використанні другого способу у книзі реєстрацій обов'язково відображаються всі отримані або виставлені рахунки-фактури, причому відомості в них повинні збігатися з інформацією з книги.

При використанні програмного забезпечення багато пунктів заповнюються автоматично, оскільки вони вводяться при початковій реєстрації. Тому достатньо натиснути кнопку «Заповнити», щоб заощадити час та уникнути помилок у процесі перенесення відомостей із різних документів. При необхідності можна роздрукувати створювану книгу продажу та покупок, але зазвичай вона передається до ФНП в електронній формі.

Бухгалтери часто вибирають 1С для ведення книги, оскільки вони добре знаються на функціоналі програми, а також багато відомостей заповнюються автоматично, що дозволяє економити час на складання документів.

Оформлення книги

При внесенні відомостей враховуються правила оформлення:

реєстрації піддаються рахунки-фактури, якими з'являється декларація про податкове відрахування;
записуються документи лише після отримання товарів;
якщо заповнені рахунки-фактури з порушеннями чи помилками, то заборонено подавати заяву на відрахування;
підсумок підводиться за кожен квартал, причому він переноситься до декларації з ПДВ;
якщо платник податків виявляє помилки у рахунках, то доводиться вносити виправлення, причому якщо порушення виявлено до закінчення кварталу, то запис відображається з негативним знаком, а потім зареєструється рахунок-фактура з правильним значенням;
якщо виявляється помилка за минулий період, тому декларацію з ПДВ вже передано до ФНП, то використовується додатковий лист, а також заповнюється та передається податковим інспекторам уточнена декларація;
якщо книга ведеться у паперовій формі, то ставляться номери сторінок, що запобігає перепустці навіть однієї сторінки;
всі листи скріплюються ниткою та голкою, причому заборонено користуватися іншими власниками;
кінці нитки робляться не надто короткими, щоб можна було приклеїти паперовий листок, на якому ставиться підпис директора, а також вказується дата формування та кількість сторінок;
при постановці печатки враховується, що частина її повинна заходити на сторінку книги, а інша розміщуватись на невеликому паперовому аркуші;
прошита документація передається для завірення працівнику ФНП, а тільки після цього починається реєстрація рахунків.

Важливо! Якщо книга заповнювалася електронним способом, то після закінчення кварталу вона роздруковується та зшивається стандартним способом, після чого передається представнику інспекції для перевірки.

Термін зберігання

На підставі ФЗ №125 книга продажів повинна зберігатися не менше 4-х років, після чого переноситься до архіву, де зберігається стільки ж, скільки й особиста документація працівників. Оскільки книга використовується для розрахунку ПДВ, то вона повинна завжди перебувати в окремій папці, щоб за податкових перевірок бухгалтер зміг у будь-який момент часу передати документацію комісії.

Термін 4 роки призначається не лише для книги, а й для інших документів, призначених для розрахунку та перерахування різних сум до державного бюджету. Це саме стосується паперів, з допомогою яких платник податків підтверджує витрати чи доходи.

Якщо орієнтуватися на закони, що стосуються бухобліку, термін збільшується до 5 років. Це вказується положеннями ФЗ №402, прийнятого у 2011 році. Аналогічна інформація міститься у ПП №1137. Зберігати 5 років рекомендується не тільки книгу, а й додаткові аркуші, які формуються при помилках.

Термін починається з моменту внесення останнього запису. Керівник компанії має придбати сейф, де створюються оптимальні умови для збереження паперової документації. Доступ до цього сейфа є не тільки директором, але й головним бухгалтером, а також деякими іншими особами, наділеними відповідними повноваженнями.

Корисне відео

З відео ви дізнаєтеся як сформувати книгу продажів та покупок у 1С.

Книга продажу та покупок призначена для фіксації всіх рахунків-фактур. Вона ведеться в електронному чи паперовому вигляді. Документація передається регулярно для завірення представнику ФНП, а також використовується для правильного розрахунку ПДВ та складання декларації з цього виду збору.