Облік одиниць архівного зберігання у судах

Облік надходження та вибуття всіх документів, незалежно від їх змісту та фізичного (матеріального) способу існування, є найважливішою функцією архівної справи у суді. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві суду, включаючи документи з особового складу, копії опису справ, документів [1] . Облік архівних документів у суді судової системи Російської Федерації полягає у встановленні кількості та складу архівних документів в одиницях обліку та відображенні цієї кількості та складу в облікових документах суду для контролю їх наявності та стану.

Одиниця обліку архівних документів це одиниця виміру кількості документів в архіві суду для відображення цієї кількості в облікових документах та архівних довідниках. Кожна облікова та класифікаційна одиниця представляє фізично відокремлений документ або сукупність документів, що мають самостійне значення, та є одиницею зберігання архівних документів. Основними одиницями обліку архівних документів є архівний фонд та одиниця зберігання – справа, електронна справа. p align="justify"> Одиницям зберігання присвоюються облікові номери, що є частиною архівного шифру. Відомості про склад одиниць зберігання та їх кількість фіксуються в облікових документах архіву. Архівний шифр позначення, що наноситься в лівому нижньому куті на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення обліку та ідентифікації. Архівний шифр складається з: номерів архівного фонду; номери опису справ, документів; номери одиниці зберігання, номери одиниці обліку (Схема 4). Схема 4. Характеристики архівного шифру Обліковою одиницею електронних архівних документів є одиниця зберігання, що називається контейнером електронного документа. Архівний шифр електронних документів, які зберігаються на відокремлених електронних носіях, вказується на вкладиші, вкладеному у футляр носія. Архівний шифр електронних документів, які зберігаються в інформаційній системі архіву, є обов'язковим елементом опису контейнера електронного документа (схема 5). Для належної підготовки документів до архіву суду можуть залучатися спеціалісти відділів інформатизації судів, які здійснюють системне адміністрування інформаційних систем, у тому числі філій ФДБУ ІАЦ ДАС «Правосуддя» у відповідних суб'єктах Російської Федерації. Технічні аспекти прийому електронних документів, організації обліку, відбору, забезпечення безпеки та зберігання, конвертування в нові формати та міграції на нові носії інформації можуть встановлюватися, зокрема, локальними нормативними актами голів судів та начальників управлінь Судового департаменту у суб'єктах РФ. У контейнер електронного документа включаються як електронний документ у форматі архівного зберігання, і метадані документа, зокрема електронні підписи. Схема 5. Склад архівного шифру електронного документа * Номер фонду, до складу якого включені електронні документи * Номер одиниці зберігання електронних документів (контейнера електронного документа) з опису електронних справ, документів В даний час досвід роботи судів з обробки електронних документів знаходиться на стадії свого становлення.Відповідно до положень Рекомендацій з комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в архівах організацій 1 контейнер електронного документа являє собою zip-архів (стиснуту zip-папку) [2] .

• • кожен запис в облікових документах повинен мати свою підставу: при надходженні документів – здавальні описи структурних підрозділів суду на документи постійного, довготривалого (понад 10 років) зберігання та за особовим складом; при вибутті документів – акти прийому-передачі документів на постійне зберігання до державного архіву; акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, акти про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано;
• • під час архівних робіт оформляється суворо певний, уніфікований у Російської Федерації перелік документів: зведений опис справ постійного зберігання, довгострокового зберігання (понад 10 років), за особовим складом, опис особливо цінних справ тощо.;
• • облікові документи архіву суду, крім описів справ, документів, призначаються для організації внутрішньої службової діяльності та винесення з приміщення архіву не підлягають.

Роботи з обліку документів в архіві: (1) підрахунок кількості документів в архіві; (2) реєстрація відомостей про кількість документів у архіві; (3) заповнення на їх основі документів централізованого обліку, які подаються до органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації; (4) складання в органах управління архівною справою зведених документів централізованого державного обліку та надання їх до Росархіву.

Сучасне архівне право представляє можливість ведення обліку в автоматизованому режимі, як облікових баз даних (БД).Однак ця можливість кореспондує до обов'язку дотримання наступної умови: облікові бази даних повинні застосовуватися у взаємозв'язку з іншими інформаційними БД, що використовуються у діловодстві суду, а також повинні бути сумісні з відповідними обліковими БД державних (муніципальних) архівів та органів управління архівною справою.

Облікові БД в автоматизованому режимі дозволяють вести облік з допомогою систем електронного програмування, готувати у оперативному режимі різноманітних статистичні відомості, аналітичні таблиці, своєчасно подавати інформацію про наявність у архіві документів по запитам.

Федеральним архівним агентством у 2013 р. було розроблено Рекомендації з комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в архівах організацій, якими передбачено організаційну можливість залучення до роботи з прийому електронних документів підрозділів, які забезпечують застосування інформаційних технологій та здійснення системного адміністрування інформаційних систем.

• [1] Див: п. 3.1 Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях, затверджених Наказом Міністерства культури РФ від 31 березня 2015 року. №526.
• [2] 'Рекомендації з комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в архівах організацій. М.: ВНИИДАД, 2013. 2 Відповідно до проекту стандарту ISO/1EC CD 21320-1 «Інформаційні технології. Файл контейнер документа. Частина 1: Ядро» (Information technology – Document Container File – Part 1: Core).Формат zip-архіву описується у відкритій специфікації, яка доступна за адресою: http://www.pkware.com/documents/casestudies/ APPNOTE.TXT.

Відображає змістовну сторону таке джерело, як Наказ Міністерства культури РФ від 31 березня 2015 р. № 526 «Про затвердження правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях ».

Справа фонду – Комплекс документів з історії джерела комплектування (фондоутворювача) та архівного фонду, що ведеться на кожен архівний фонд, об'єднаний архівний фонд та архівну колекцію; при нефондовій організації аудіовізуальних та електронних документів – справа організації – здавача документів.

Справа фонду ведеться на кожен фонд, будучи своєрідною досьє кожного архівного фонду. До нього включаються документи, що відображають історію організації-фондоутворювача та її фонду: історична довідка, схема систематизації фонду, методичні посібники з обробки фонду, старі листи фонду після їх перескладання, акти передачі справ фонду на державне зберігання, про виділення до знищення документів та справ фонду , про невиправні ушкодження документів та справ фонду, про проведення перевірок наявності та стану справ тощо. До нього включаються акти, пов'язані з рухом фонду. Документи, що використовуються в ньому, служать для внесення змін до всіх облікових документів архіву. Справа фонду оформляється згідно з правилами оформлення архівних справ. Кожній справі надається номер, який відповідає номеру фонду. Справи фондів зберігаються у порядку зростання номерів.

Акти та інші документи, що фіксують зміни у складі та обсязі фонду, включаються до справи фонду лише з позначкою про внесення змін до всіх облікових документів архіву організації. Акти нумеруються у межах фонду за видами актів у валовому порядку.

Усі документи у справі фонду розміщуються у хронологічній послідовності їх складання. На документи справи фонду складається внутрішній опис, аркуші справи нумеруються, до справи фонду складається засвідчувальний напис. У міру поповнення фонду засвідчувальний напис та внутрішній опис перескладаються.

Справи фондів зберігаються у порядку зростання номерів фондів.

Справі фонду надається номер фонду, на який вона заведена. До справи фонду включаються: історична довідка, акти, що фіксують зміни у складі та обсязі фонду, у тому числі акти про розсекречення документів, копія характеристики фонду, складеної для путівника (довідника), робочі інструкції щодо удосконалення та переробки описів фонду, схеми систематизації його документів та ін.

Якщо документи, що підлягають включенню до справи фонду, перебувають у складі архівних одиниць зберігання, то справа фонду включається довідка з перерахуванням цих одиниць зберігання та його архівних шифрів.

Справи фондів органів КПРС, ВЛКСМ, до яких включено документи з історії фондів первинних партійних та комсомольських організацій, розформуванню не підлягають. У справі фондів первинних партійних та комсомольських організацій поміщаються довідки зі відомостями про знаходження документів з історії цього фонду у справі іншого фонду.

Справи фондів, які у склад об'єднаного архівного фонду, входять у його справу фонду.Документи справи фонду мають бути пронумеровані зі складанням аркуша – засвідчувача, підшиті (прошнуровані), поміщені у тверду обкладинку. До справи фонду складається внутрішній опис. Справи фондів зберігаються у порядку номерів фондів.

Склад документів справи організації – здавача документів при нефондовій організації документів аналогічний до складу документів справи фонду.

Усі акти, що документують результати архівних робіт, включаються до справа фонду в архіві суду, що заводиться на кожен фонд, що знаходиться на зберіганні в архіві суду. На кожний фонд ведеться справа. До справи фонду включаються: документи з історії фондоутворення, внутрішній опис, історична довідка, акти перевірки справ, нарядів, акти передачі справ, нарядів на державне, муніципальне зберігання до відповідної архівної установи, супровідні листи про направлення описів на експертно – перевірочну комісію витяг з рішення експертно-перевірочної комісії архівної установи з супровідними листами, акти про виділення до знищення справ, нарядів, що не мають науково – історичної та практичної цінності, акти прийому справ, нарядів від структурних підрозділів, акти про технічні помилки в облікових документах у разі зміни кількості справ в описі (арифметична помилка , літерні та пропущені номери), акти про виявлення справ, нарядів та акти про невиявлення справ, нарядів. Облікові документи повинні знаходитися в одному місці та зберігатися у залізних шафах. Ведеться окремо облік надходжень справ, нарядів постійного та довготривалого зберігання. Справи, вбрання враховуються за описами.

Справа фонду в архіві суду найбільш важливе та цілісне джерело інформації про архів суду, що містить інформацію про прийом-передачу справ на зберігання, про знищення справ, відомості про склад та обсяг справ та документів, акти перевірки наявності та стану справ фонду, історичні довідки до фонду, схема систематизації фонду і т.д. буд.

Повне і точне формування документів у справу фонду сприяє об'єктивному розумінню складу та руху документів в архіві суду, недопущення втрати відомостей про зміни, що відбулися. Особливість обліку документів в архівах судів – його взаємозв'язок та спадкоємність з урахуванням документів у державному архіві. Якщо матеріали фонду суду вже були у державному (муніципальному) архіві, то нумерація фондів, і навіть порядок нумерації описів узгоджується з даними архівами, з урахуванням продовження їх валової нумерації. Назва архівного фонду складається з повного та (у дужках) скороченого найменування фондоутворювача, із зазначенням його підпорядкованості, місцезнаходження, дат створення та ліквідації. Назва архівного фонду вноситься до списку фондів виходячи з історичної довідки до фонду чи титульного листа опису справ, документів. Наприклад, 1987 р. у списку склад фондів Архангельського обласного суду, крім фонду самого Архангельського обласного суду, значилися такі фонди: «Управління Міністерства юстиції РРФСР Архобливиконкому», «Табірний суд ІТЛ та КУМВС», «Спеціальний Табірний суд ІТЛ МВС СРСР», , «Військовий трибунал Шекспіснського та Сухонського річкових портів», «Лінійний суд Печорського басейну Управління транспортних судів Міністерства юстиції СРСР», «Постійна сесія №1 Єрцево», «Постійна сесія №2 Пуксоозеро», «Юридична школа».Даний список фондів Архангельського обласного суду протягом наступних років було змінено у зв'язку з передачею частини їх у Державний архів Архангельської області.

Список фондів є переліком офіційних найменувань і номерів архівних фондів, що зберігаються, вибули і надходять у порядку збільшення привласнених ним номерів. До нього записуються фонди за її першому вступі до архіву. Відповідно до цього списку, фонди отримують порядкові номери. При передачі фонду з архіву до архіву його номер більше не використовується. Перенумерація фондів можлива лише з дозволу Росархіву. Щорічно на 1 січня складається підсумковий запис про кількість фондів та їх рух.

Список фондів ведеться в архіві організації, що зберігає документи двох та більше фондів.

Архівний фонд, архівна колекція вносяться до списку фондів під час першого надходження їхніх документів до архіву організації. Кожному фонду надається черговий номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. До номеру фонду, що підлягає передачі на постійне зберігання, додається (через дріб) номер, наданий відповідним державним архівом після першої передачі йому частини фонду.

Об'єднаному архівному фонду, утвореному із фондів, раніше врахованих самостійно, присвоюється один із номерів фондів, включених до складу об'єднаного.

Якщо фонд містить особливо цінні документи, то до його номера додається індекс "ОЦ".

У разі передачі фонду до іншого архіву, включення його до складу об'єднаного архівного фонду або вибуття всіх документів фонду, що звільнився, номер іншому фонду не присвоюється, у графах 4 – 5 списку фонду ("позначка про вибуття") вказується назва архіву, до якого вибув фонд, а також назва, номер та дата документа, на підставі якого фонд вибув.

Назва фонду вноситься до списку титульного листа опису.

У разі зміни назви фондоутворювача у списку фондів вказується: для чинних організацій – назва, яка існує у момент надходження фонду, для ліквідованої організації – остання назва Об'єднаний архівний фонд вноситься під узагальненою назвою об'єднаного архівного фонду.

До списку фондів складається підсумковий запис на 1 січня кожного року, в якому зазначаються: кількість фондів, що надійшли і вибули протягом року та загальна кількість фондів, що містять особливо цінні документи, і вільні номери у списку фондів, якщо такі є.

Список фондів має бути підшитий (прошнурований), укладений у тверду обкладинку;

Номер, наданий фонду за списком фондів, є його обліковим номером, зберігається за ним у всіх облікових документах і є складовою архівного шифру документів цього фонду.

Примітка: У спеціалізованому архіві документів з особового складу до номера фонду, присвоєного комплексу документів фондоутворювача з особового складу, через дріб додається номер фонду, за яким враховано документацію з основної діяльності фондоутворювача, що зберігається у загальному архіві.

Назву фонду вноситься до списку фонду в установленому порядку (див. п. 5.5.1.2).

Щорічно на 1 січня до списку фондів складається підсумковий запис про кількість фондів, що надійшли та вибули протягом року, та загальну кількість фондів, що перебувають на зберіганні.

Список фондів полягає у твердій обкладинці, листи нумеруються, складається лист-завірювач.

Передрук списку фондів здійснюється лише з дозволу вищого органу управління архівною справою. У цьому випадку до списку фондів обов'язково вносяться номери, назви та підстави вибуття всіх фондів, номери яких займати не можна.

Список фондів в архіві суду обліковий документ, який містить перелік офіційних найменувань, що зберігаються в архіві, а також архівних фондів, що вибули, і архівних фондів, що надходять, у порядку зростання привласнених ним номерів. Це документ, складання якого є необхідним заходом за наявності у архіві організації двох і більше фондів, у яких зберігаються необхідні документи. Головна мета списку фондів – закріпити за кожним фондом свій унікальний номер, який присвоюється один раз, його не можна змінити, а також використовувати номер для іншого архівного фонду, що вивільнився в процесі обробки архівних документів (Див.: Додаток № 12 до Наказу Міністерства культури РФ від 31 березня 2015 року № 526 «Про затвердження Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів до органу державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях»).Документи про надходження та вибуття матеріалів фонду, про перейменування фондоутворювача та про зміни у довідковому апараті фонду включаються до справи фонду тільки після позначки на цих документах про зроблені записи у списку фондів, аркуші фондів, в описах, реєстрі описів. Усі листи фонду мають бути прошиті та пронумеровані. На документи справи фонду ведеться внутрішній опис (Згідно зі ст. 457 Переліку документів федеральних судів загальної юрисдикції із зазначенням терміну зберігання, затв. наказом Судового департаменту від 09 червня 2011 р. № 112, наряди, що мають найменування «Справи строку», мають постійний паспорт архіву, акти про виділення до знищення документів, про невиявлення справ, шляхи розшуку яких вичерпано, акти про невиправні пошкодження, перевірки наявності та стану документів, про здачу документів до державних та муніципальних архівів, історичну довідку фондів. вимагає ведення внутрішнього опису документів. Справи фондів передаються до державних, муніципальних архівів після ліквідації суду). Список фондів ведеться в архіві суду, який зберігає документи більше одного року. До списку фондів архівний фонд записується лише один раз, при першому вступі до архіву суду. За списком фондів у валовому порядку йому надається парний номер, який зберігається за ним у всіх облікових документах. На кожен архівний фонд складається аркуш фонду.

Аркуш фонду включає відомості про назву (перейменування) фонду, місцезнаходження фонду, кількість неописаних і описаних матеріалах (одиницях зберігання), що надійшли і вибули, і сумарну кількість од. хр. з кожного опису та фонду в цілому. Секретні документи також враховуються у аркуші фонду.

Аркуш фонду містить: назву; номер архівного фонду, його категорію, місце зберігання; відомості про кількість, хронологію, склад документів; науково-довідковий апарат виходячи з записів про рух документів. У ньому зазначаються описи фонду, їх стан та зміст. За аркушем фонду надається номер опису. При вибутті матеріалів з архіву номер опису не змінюється і не присвоюється іншого опису. При продовженні аркуша фонду на ньому вказують номер листа, що продовжує. За аркушем фонду можна відновити всю історію фондоутворювача та самого фонду. Лист фонду перескладається лише за його невиправному ушкодженні. Старий лист поміщають у справу фонду з позначкою про його перескладання. Аркуш фонду складається на кожен фонд при першому його надходженні. У ньому враховуються всі надходження та вибуття описаних та неописаних документів фонду. Номер аркуша фонду відповідає номеру фонду за переліком фондів архіву організації.

Облік вибуття неописаних справ та документів здійснюється, як правило, за результатами проведення робіт з їх опису та ведеться за листом фонду у встановленому порядку.

Кількість документів архіву змінюється (збільшується та/або зменшується) в результаті:

– вивіряння облікових документів, за підсумками якої можуть бути виявлені помилки, допущені при підрахунку кількості документів, що зберігаються;

– перевірки наявності та стану документів, у ході якої можуть бути виявлені невраховані одиниці зберігання, одиниці зберігання за літерними номерами, пропущені облікові номери тощо;

– реставрації документів, після якої одна справа була поділена на кілька томів та ін;

– описи документів, переробки описів, у яких можливе поділ чи об'єднання одиниць зберігання, і навіть уточнення їх фондоутворювача тощо.

Підставою для внесення змін до облікових документів за результатами зазначених робіт є:

– акт про технічні помилки в облікових документах;

– акт про виявлення документів, які не належать до цього архіву, фонду, неврахованих тощо;

– акт про поділ, об'єднання справ, включення у справу нових документів;

– акт опису документів, переробки описів.

Облік особливо цінних документів ведеться за:

– Списку фондів, що містять особливо цінні документи;

– описи особливо цінних справ, документів або переліки номерів особливо цінних справ, документів (номерників).

Сподобалася стаття? Додай її в закладку (CTRL+D) і не забудь поділитися з друзями: