Дебітор у бухгалтерському обліку

Згідно із загальним визначенням, дебітор – це боржник. Слово походить від англійського debtor, що означає «обов'язаний».

Дебітор у бухгалтерському обліку — це індивідуальний підприємець або юридична особа, яка має дебіторську заборгованість перед підприємством, що його кредитує.

Від кредитора він відрізняється тим, що на нього покладено обов'язок повернути взяті в борг кошти. У той час як кредитор має право вимагати їхнього повернення.

Обережно! Якщо викладач виявить плагіат у роботі, не уникнути великих проблем (до відрахування). Якщо немає можливості написати самому, замовте тут.

Права та обов'язки дебіторів

Права та обов'язки дебітора визначаються умовами договору, правочину, актів державних органів. Якщо них визначено необхідність особистого виконання зобов'язань, то боржник має право перекласти їх у третю особу.

Якщо дебітор переклав на третю особу зобов'язання щодо виконання боргових зобов'язань на законних підставах, то кредитор зобов'язаний прийняти їхнє виконання від третьої особи.

У випадках, коли угодою встановлено солідарну відповідальність кількох боржників, той, хто дав у борг, може вимагати повернення коштів від усіх у сукупності або від кожного окремо. При цьому дебітор, який погасив борг у повному обсязі, має право на регресний позов з рештою позичальників.

Регресний позов — це вимога індивідуального підприємця чи юридичної особи до боржника щодо відшкодування витрат, понесених ним у зв'язку зі сплатою боргу замість боржника кредитору.

Коли утворюється дебіторська заборгованість

Дебіторська заборгованість формується у той час, коли боку одного договору немає можливості одночасно виконати зобов'язання.

Підприємство А відвантажує товар підприємству У. Але підприємство платить цей товар пізніше. В результаті утворюється тимчасовий розрив, через який і формується заборгованість. Для підприємства А вона буде кредиторською. Для підприємства В – дебіторської.

У межах балансу організації дебіторська заборгованість вважається активом. Кредиторська – пасивом. При цьому відстрочки платежів, через які виникають борги, вигідні і продавцю, що розширює ринок збуту, і покупцю, який має можливість перепродати з націнкою ще не куплений товар.

Види дебіторської заборгованості у бухгалтерському обліку

У бухгалтерському обліку поширена кваліфікація за трьома ознаками:

1. Змісту зобов'язань. Борг може бути пов'язаний з реалізацією товару, послуги або не пов'язаний із нею.
2. Тривалість. Період може бути короткостроковим чи тривалим.
3. Своєчасність внесення оплати. Заборгованість може бути погашеною вчасно або простроченою.

Прострочені борги, у свою чергу, поділяються на сумнівні та безнадійні. Сумнівними називаються борги, не погашені вчасно, не забезпечені банківською гарантією, порукою, заставою. До безнадійних відносять ті, якими термін позовної давності минув.

Списання дебіторської заборгованості

Згідно з російським законодавством, організація отримує право списання у 3 ситуаціях:

1. Після ліквідації фірми-боржника.
2. Після закінчення терміну давності, обмеженого законом трьома роками.
3. За наявності рішення про неможливість стягнення.

На виконання списання необхідно скласти акт про інвентаризації боргу, обгрунтувати декларація про списання, випустити відповідний наказ підписом керівника підприємства.

При списанні за фактом ліквідації фірми-боржника здійснюється конфіскація та реалізація конфіскованого майна. Гроші, отримані від, вирушають з цього приводу фірми-кредитора.

Дебітор – це фізична чи юридична особа, здатна нести цивільні обов'язки, яка має борги перед підприємством або організацією. При цьому дебітором є лише особа, яка набуває товарів чи послуг у кредит. Дебіторська заборгованість вважається активом підприємства, проте лише доти, доки вона повністю не відшкодована. Тоді заборгованість переходить у готівку.

Відносини дебіторів та кредиторів

Виникає боргове зобов'язання завжди на основі договору, в якому обов'язковим критерієм має бути повернення та платність. Крім того, договір визначає терміни, в які борг має бути повернутий. Таким чином, дебітори та кредитори – це дві сторони однієї домовленості, якою вони пов'язані. Тільки якщо дебітор – це особа, яка має ті чи інші боргові зобов'язання, то кредитор – це позикодавець або той, перед ким друга сторона угоди має зобов'язання. Як дебіторів, і боржників може виступати кілька осіб. При цьому боржники не можуть змінити умови зобов'язань або відмовитися від них, лише якщо це не було передбачено договором.

Якщо дебітор виконує свої зобов'язання, то кредитор повинен прийняти це. Якщо ж боржник не відшкодовує належні договором борги добровільно, кредитор має право звернутися до суду.Кредитор може передати борг третій особі без згоди позичальника. Дебітор ж у свою чергу може зробити це тільки якщо у договорі чи законодавстві не зазначено, що саме він має виконати накладені зобов'язання.

Дебіторська заборгованість відображається у бухгалтерських звітах з дебету рахунків.

Як враховується дебіторська заборгованість

Згідно з білоруським законодавством, бухгалтери повинні проводити інвентаризацію активів та боргів підприємства перед тим, як складати річний звіт. Усі заборгованості та активи повинні мати документальне підтвердження. У разі, якщо за дебіторськими заборгованостями закінчився термін давності пред'явлення зобов'язань, то вони списуються або в рахунок резерву за сумнівними боргами, або на фінансові результати. Термін давності за дебіторською заборгованістю становить 3 роки, і 4, у разі, коли дебітором є іноземна особа. Дебіторська заборгованість, яку більше немає можливості стягнути, також списується, при цьому безнадійність має бути доведена документально.

Усі розрахунки за дебіторськими заборгованостями повинні бути відображені у встановлених законом рахунках.

Дебіторська заборгованість (або дебіторка) — це те, що бізнесу мають інші. Обов'язком можуть бути не лише гроші, а й товари, послуги. Важливо вести облік дебіторки, інакше її надлишок у бухгалтерському балансі може призвести до руйнування компанії. Розповідаємо, як цього уникнути.

Експерт – Наталія Грачова, спеціаліст податкового обліку першої онлайн-бухгалтерії Модульбанку. Записала Лада Жинова.

Хто може бути дебітором

Компанія "Зернократія" поставила кав'ярні "Латтенянка" партію кавового зерна з відстроченим платежем.З того моменту, як кав'ярня отримала зерно, і до оплати між нею і постачальником утворилася дебіторська заборгованість. У цій ситуації «Латтенянка» — дебітор, тобто боржник, а постачальник «Зернократія», який дав у борг, — кредитор.

Дебітором може бути не лише той, хто купує у борг, — ось інші приклади.

Постачальник. Якби «Латтенянка» заплатила вперед компанії «Зернократія» за постачання зерна, то постачальник щодо неї став би дебітором — він мав би відвантажити їй товар у сумі авансу.

Позичальник. Коли одна фірма видає інший позику, його сума — це дебіторська заборгованість позичальника, що він має погасити до закінчення терміну позики.

Співробітник. Припустимо, «Зернократія» помилково перевела своєму менеджеру суму більше, ніж зазначено у договорі. У цьому випадку переплата — це дебіторка, яка висітиме, поки співробітник не поверне гроші або поки що бухгалтерія не відніме цю суму з наступної зарплати співробітника.

Держоргани. Та сама «Зернократія» відрахувала до податкової більше грошей, ніж мала. Переплата по податках та зборах – це також дебіторка. За законом компанія може повернути її або зарахувати до сплати інших податків.

Дебіторська заборгованість відноситься до активів компанії, її майна. У бухгалтерському балансі вона відображається у частині «Оборотні активи».

Ось так дебіторська заборгованість враховується в бухгалтерському балансі. Взято із сайту «КонсультантПлюс»

Цей актив вважається замороженим, поки з компанією не розрахуються, наприклад, до отримання грошей, відвантаження товару або приймання наданої послуги.

Доки це не станеться, компанії-кредитору потрібно залучати гроші на операційну діяльність з інших джерел — власних коштів чи позик.У бухгалтерському балансі вони називають пасивами.

Вважаємо за вас податки та внески, готуємо звіти, компенсуємо штрафи. Займайтесь бізнесом, а не паперами!

Чому дебіторку не можна пускати на самоплив

Якщо пояснювати просто, то є два види дебіторської заборгованості.

Плановаколи між кредитором і дебітором є домовленість про термін погашення і він ще не настав. Наприклад, "Латтенянка" домовляється з компанією "Зернократія", що отримає зерно 1 березня, а сплатить його протягом 10 днів після постачання. До 10 березня дебіторка буде плановою.

Прострочена, коли оплата вчасно не відбулася. Така дебіторка стає проблемною, бо загрожує прямими збитками: борг можуть не повернути.

Дебіторка, що зростає в бухгалтерському балансі, — це привід для занепокоєння, і ось чому.

Якщо зростає дебіторка, може зрости і частка простроченої заборгованості. Наприклад, якщо «Зернократія» відвантажуватиме зерно з відстроченим платежем необмежену кількість кав'ярень, збільшиться ризик того, що хтось із них не заплатить вчасно. Отже, бізнес може втратити стабільність.

Касовий розрив — брак коштів на погашення витрат: бізнесу потрібно більше грошей, ніж є на рахунках

Грошами у вигляді дебіторки не можна скористатися. Адже компанії потрібно продовжувати роботу: закуповувати чи виробляти нові партії товару, платити зарплату та податки до бюджету, утримувати офіс. Якщо гроші від дебіторів ще не надійшли, а бізнесу вже треба платити за своїми зобов'язаннями, то відбувається касовий розрив.

І тут доводиться залучати додаткові кошти, наприклад використовувати гроші власника, позичати чи брати кредит. Якщо кредитів забагато, це загрожує компанії банкрутством.

приклад. «Зернократія» поставила зерно з відстроченням платежу кільком кав'ярням: «Латтенянці», «Кавовому експресу» та «Ранковому зомбі». Дві останні кав'ярні не заплатили вчасно, а «Зернократія» вже має сплатити за доставку нової партії кави з плантації та виплатити зарплату співробітникам. Вона бере кредит і абияк виходить із ситуації. Але наступного місяця з оплатою підводить уже «Латтенянка». Постачальник не отримує вчасно і не може погасити власні борги в повному обсязі. Він бере новий кредит. У цей час трапляється таке лихо — збільшуються витрати на закупівлю зерна. Кредити накопичуються, і бізнес поступово наближається до руйнування.

Припустимо, що власник компанії готовий нескінченно вкладати гроші у бізнес, не користуючись позиками. Навіть за такого ідеального сценарію це все одно знак, що компанія неправильно розпоряджається грошима. Бізнес не повинен лише поглинати їх — він має заробляти.

Чи потрібний ІП бухгалтер і, якщо так, то який?

Як керувати дебіторською заборгованістю

Щоб не допустити найгіршого сценарію, тримати дебіторку під контролем треба ще до її виникнення. Як це робити?

Крок 1. Прописати політику кредитування контрагентів

Це документ, в якому закріплено, на які суми, на який термін та кому ви готові продавати товари чи послуги з відстроченням платежу.

Щоб зрозуміти, який обсяг Дебіторську заборгованість ваша компанія може собі дозволити, не потрапляючи в касовий розрив, потрібно дізнатися про розмір очікуваного річного капіталу. Зробити це можна за формулою:

Очікуваний річний капітал = поточний капітал + плановий прибуток – заплановані дивіденди + збільшення позикового капіталу

приклад. Поточний капітал "Зернократії" – 500 тис. руб.Він включає статутний капітал, нерозподілений прибуток (або збиток минулих років, якщо компанія працювала в мінус) і додатковий капітал (додаткові вклади учасників).

Плановий прибуток за період – 1 млн руб.

Заплановані дивіденди, тобто очікуване зменшення капіталу, – 100 тис. руб.

Збільшення позикового капіталу, тобто позики компанії, – 500 тис. руб.

Підставляємо дані у формулу:

Очікуваний річний капітал = 500 000 + 1 000 000 – 100 000 + 500 000 = 1900000 руб.

Тепер порахуємо допустимий розмір дебіторської заборгованості за такою формулою:

Допустимий розмір дебіторської заборгованості = очікуваний річний капітал – оборотні активи у вигляді товарно-матеріальних запасів (сировина, матеріали та ін.) – необоротні активи (вартість рухомого та нерухомого майна, що використовується компанією) – витрати на обслуговування власних кредитів – плановий залишок коштів

приклад. Очікуваний річний капітал "Зернократії" – 1,9 млн руб. Оборотні активи – 400 тис. руб., Необоротні – 300 тис. руб. Витрати обслуговування власних кредитів — 200 тис. крб. Плановий залишок коштів – 500 тис. руб.

Допустимий розмір дебіторської заборгованості = 1 900 000 – 400 000 – 300 000 – 200 000 – 500 000 = 500 000 руб.

Отже, компанія може позичати без великих ризиків собі лише на 500 тис. крб.

Далі потрібно з'ясувати середній допустимий термін відстрочення. Він обчислюється через коефіцієнт оборотності:

Коефіцієнт оборотності = планова виручка / планова дебіторська заборгованість

приклад. Припустимо, план продажів "Зернократії" – 2 млн руб. на рік, а допустимий обсяг дебіторську заборгованість — 500 тис. крб. Тоді коефіцієнт оборотності буде таким: 2000000 / 500000 = 4.

Знаючи цей коефіцієнт, порахуємо допустимий термін відстрочки за такою формулою:

Кількість днів відстрочки = 365 днів / коефіцієнт оборотності

приклад. Кількість днів відстрочки = 365/4 = 91 день.

На такий термін компанія може відвантажувати товари в борг не більше.

Нарешті, треба визначити, кому давати відстрочку. Це можна зробити, проаналізувавши своїх контрагентів за такими критеріями.

• Обсяг та частота замовлень: чим більше і частіше контрагент купує у вас, тим вища довіра до нього.
• Історія взаємин: чим довше ви працюєте з клієнтом і чим менше до нього за цей час було претензій, тим менший ризик не отримати вчасно оплату від нього.
• Фінансове становище та благонадійність контрагента: якщо його бізнес стабільний, у вас менше ризиків.

Фінансове становище можна оцінити, запросивши у контрагента бухгалтерський баланс. У ньому потрібно перевірити:

• частку позикових коштів у бізнесі, тобто відношення позик до загальної вартості компанії (якщо частка в межах від 0,7 до 1, отже, фінансове становище нестійке);
• кредитне навантаження – ставлення виручки до залишку заборгованості за кредитами (коефіцієнт навантаження не повинен перевищувати 3);
• наявність основних засобів — чи має контрагент якесь майно, на яке можна накласти стягнення.

Перевірити надійність потенційного дебітора можна за допомогою сервісів:

• «Прозорий бізнес» від ФНП — тут можна дізнатися про кількість та динаміку судових спорів контрагента, а також замовити довідку з Національного бюро кредитних історій (НБКІ);
• «Контур.Фокус» — у ньому зібрані дані з ЄДРЮЛ та ЄГРІП, враховано арбітраж, банкрутство, борги, а також списки санкцій (але ця інформація доступна лише за платною підпискою);
• "СПАРК-Інтерфакс" – збирає інформацію про платіжну дисципліну компанії, а також надає доступ до даних кредитного бюро, нотаріату та Росреєстру в режимі одного вікна (сервіс платний).

Вважаємо за вас податки та внески, готуємо звіти, компенсуємо штрафи. Займайтесь бізнесом, а не паперами!

Нарешті, треба вирішити, якою саме буде ваша політика кредитування. Вона буває трьох видів.

• Консервативна, коли чітко визначено регламент надання відстрочок, зокрема використовується рейтингова система оцінки контрагентів. Компанії, які дотримуються такої політики, працюють передоплатою або дають невеликі відстрочки, а оплату стягують суворо. Завдяки цьому збитки від списання дебіторської заборгованості є мінімальними або їх немає взагалі.
• Агресивна щодо захоплення ринку, але доброзичлива щодо контрагенту. Цей підхід протилежний першому: компанія легко надає відстрочки (часто на розсуд менеджера без розрахунків), за рахунок чого відбувається зростання продажів. Оформлених регламентів щодо роботи із заборгованістю немає, прострочену дебіторку з боржника активно не вимагають. За таких умов дебіторська заборгованість зростає швидко, часто обганяючи зростання виручки — і в цьому є великий ризик.
• Помірна – Золота середина: компанія дає ринкові відстрочки, при цьому знижує свої ризики, прописуючи і дотримуючись чітких правил роботи з дебіторкою. Покупця вважають за краще заохочувати за своєчасну оплату, а не карати за прострочення.

Вся ця інформація потрібна для складання політики кредитування контрагентів. Тут є приклад того, як може виглядати цей документ.

Крок 2. Розробити звітність щодо контролю дебіторки

Ідеться про створення реєстру старіння дебіторської заборгованості. З його допомогою можна контролювати, хто і скільки винен компанії. На практиці він може виглядати так:

Тут заборгованість розбивається за контрагентами та термінами погашення (окремою графою можна вивести прострочену заборгованість).

Але можна враховувати дебіторку за її видами. Ось такими в цьому випадку будуть графи:

• Поточна заборгованість – борги, термін виплати яких ще не минув.
• Прострочена заборгованість — борги, умови оплати за якими порушено, але щодо яких є впевненість, що їх виплатять пізніше.
• Сумнівна заборгованість — борги, які, швидше за все, не будуть погашені вчасно, при цьому заборгованість не забезпечена гарантіями з боку дебітора. Таку заборгованість можна прирівняти до потенційних збитків. Для цього випадку компанії варто мати резерв, який покриє їх.
• Судова заборгованість – борги, які компанія стягує через суд.
• Безнадійна заборгованість — це борги, які компанія вже не сподівається стягнути. В обліку її списують на поточні витрати.

Відмінності хорошого бухгалтера

Крок 3. Розробити регламент роботи з дебіторської заборгованістю

Це інструкція для працівників, де чітко прописано такі пункти.

• Хто відповідає за роботу з неплатниками.
• Порядок обліку дебіторської заборгованості (наприклад, з якого моменту вона переходить у розряд простроченої та безнадійної).
• порядок аналізу дебіторської заборгованості.

приклад. Аналіз дебіторську заборгованість виробляється відповідальним підрозділом _______ від імені (посада) ________ щонайменше 1 десь у рік і пізніше закінчення фінансового року 31 грудня.Поточний аналіз та розмір дебіторської заборгованості підтверджується зборами комітету з інвентаризації дебіторської заборгованості та підписується генеральним директором у строк не пізніше ____.

• провести аналіз виникнення заборгованості;
• повідомити про неї контрагента;
• накласти на контрагента штрафні санкції згідно з умовами договору;
• укласти з контрагентом додаткову угоду про погашення заборгованості;
• передати дані про прострочену заборгованість до юридичного відділу компанії.

приклад. Якщо строк дебіторської заборгованості становить понад три роки з моменту її утворення, а досудова та судова робота з боргом не принесла очікуваних результатів, заборгованість підлягає списанню у бухгалтерському та податковому обліку на поточні витрати як безнадійна до стягнення. Якщо кредитора було ліквідовано, що підтверджується виписками з ЄДРЮЛ, то дебіторська заборгованість також підлягає списанню.

Крок 4. Включити показники щодо дебіторської заборгованості до системи мотивації працівників

Варто запровадити заохочення для команди, якщо оплату від контрагента отримано вчасно, та санкції, якщо має місце прострочення. Це потрібно для того, щоб співробітники розуміли: важливим є не лише факт продажу, а й своєчасне погашення дебіторської заборгованості. Без цього компанія нестиме витрати, і це позначиться зокрема на зарплатах.

Крок 5. Максимально автоматизувати роботу з дебіторською заборгованістю

Нехай звіт по дебіторці автоматично підвантажується з вашої облікової системи, наприклад 1С, на наочний дашборд, а нагадування про оплату автоматично надсилаються дебіторам. Таку систему можна налаштувати, наприклад за допомогою сервісу Cubisio.

Резюме

Щоб дебіторка не приносила проблем, важливо зробити таке:

• Прописати політику кредитування контрагентів із зазначенням того, кому, в якому розмірі та на який термін ви готові продавати товари чи послуги з відстроченням платежу.
• Створити реєстр старіння дебіторської заборгованості, щоб контролювати, хто і скільки має компанії.
• Розробити регламент щодо роботи з дебіторською заборгованістю для співробітників.
• Включити показники щодо дебіторської заборгованості до системи мотивації співробітників.
• Автоматизувати роботу з дебіторкою, щоби не стежити за всім самостійно.

Вважаємо за вас податки та внески, готуємо звіти, компенсуємо штрафи. Займайтесь бізнесом, а не паперами!