Чи допускаються виправлення у касовій книзі

Порядок ведення касових операцій та роботи з готівкою встановлюється документом №3210-у від 11/03/14 р. ЦБ РФ. До цього року помилка, допущена під час ведення касової книжки, ставала серйозною проблемою організації. Вносити виправлення було заборонено. За порушення правила слідував штраф. В даний час заборона скасована, але питання, як виправити помилку в касовій книзі, щоб уникнути питань під час перевірки, є актуальним. Чи можна вносити виправлення до касової книги?

Заснування та загальний порядок

• повністю ведеться в електронному вигляді на ПК з використанням спеціальних програм;
• закривається як звичайна «паперова» книга щодня, із звіркою залишків фактичної наявності коштів;
• засвідчується електронним підписом;
• за безпеку інформації відповідає керівник фірми.

Такий електронний документ можна порівняти з паперовим, тому роздруковувати його не потрібно.

На замітку! Поняття та порядок використання електронного підпису (ЕЦП) регулюється ФЗ-63 від 6/04/11 р.

Ведення документа на паперовому носії дозволяє вносити до нього зміни при виявленні помилки. Велика кількість фірм веде касову книгу так: на комп'ютері відкривається окремий файл, наприклад, в електронних таблицях Excel, будується електронна таблиця, що повторює форму документа, куди касир вносить дані. Наприкінці дня він робить звірку, обчислює сальдо, роздруковує та передає бухгалтеру, який ставить свій підпис на документі.

Після закінчення року роздрукована з електронного формату касова книга зшивається та засвідчується печаткою. Обов'язковою є наскрізна нумерація листів.Така електронна книга, як і регістр, що ведеться від руки, може бути виправлена, оскільки на ній немає електронного підпису. Можливість виправлення випливає із самого поняття касової книги. Вказівки забороняють редагувати касові документи (ПКО, РКО), але книга – обліковий регістр.

Методика та практика

Загальні рекомендації щодо виправлення містяться в тих же вказівках ЦП. Напис, що виправляє, повинен містити:

• дату внесення коригування;
• ПІБ відповідальних за коригування осіб;
• підписи цих осіб.

Така методика узгоджується із нормами ФЗ-402 від 6/12/11 р. «Про бухоблік».

Помилковий напис закреслюється. Вписуючи поруч правильні дані, звертають увагу до чіткість тексту і читабельність. Виправляє регістр той самий працівник, що припустився помилки. Зазвичай це касир, керівник чи бухгалтер в одній особі у невеликій фірмі. Чи потрібний підпис директора при виправленні, якщо в організації є головний бухгалтер і касир?

Оскільки директор засвідчує касову книгу в цілому (нумерацію та кількість аркушів наприкінці року), передбачається, що при виправленні помилки необхідний лише підпис касира та головного бухгалтера. Якщо всі записи до касової книги вносить сам директор, він і запевнить виправлення. Листи, що містять коригування, позначаються написом відповідальної особи «виправленому вірити», «виправлено». На кожне виправлення, якщо на аркуші кілька, ставиться окремий підпис.

Помилка, яка перебуває у пропуску касового аркуша, виправляється перекресленням вільного поля та написом «анульовано». Помилка, виявлена ​​не відразу, веде за собою, як правило, зміни касового залишку на кількох аркушах. Виправляється кожен із них. Рекомендується анулювати лист та заповнити новий.

Інші поширені помилки при веденні касового регістру – неправильна вказівка ​​кількості прибуткових та видаткових документів, пропуск рядка. Вони виправляються аналогічно. Виправлення фіксують складанням бухгалтерської довідки, що містить їх основну суть та склад даних. Вона також підписується відповідальною особою.

Виявивши помилку в електронній книзі з ЕЦП, формують новий документ, що містить правильні дані, і наново ставлять електронний підпис на ньому.

Адміністративний порядок виправлень такий:

• якщо касову книгу веде не керівник, а інша особа, оформляється записка на ім'я керівника;
• керівник видає наказ про створення відповідної комісії;
• під наглядом членів комісії вносяться зміни до регістру чи формується новий електронний документ.

Штрафи

При виправленні помилок у касовій книзі неприпустимо:

• використовувати штрих-коректор;
• підтирати гумкою або лезом неправильний запис;
• вилучати листи книги, відривати їх від корінця.

Вищезгадані дії грубо порушують порядок ведення касових операцій (КоАП РФ ст. 15.1). За цією статтею до організації можуть застосовуватись штрафні санкції у розмірі 40-50 тис. грн. рублів, але в відповідальних осіб – від 4 до 5 тис. карбованців.

Тезово

1. Починаючи з 2014 року, виправляти помилки в касовій книзі стало можливим. Це стосується регістрів, що заповнюються або від руки, або в електронному форматі з наступним друком аркушів.
2. Електронні книги по касі, які засвідчуються ЕЦП, не виправляють, а формують новий електронний документ.
3. Виправляє касову книгу працівник, який у неї раніше дані. Кожне виправлення засвідчується підписом, підписом його керівника. Коригування вносяться за правилами ЦБ 3210 і ФЗ-402.
4. Порушення цих правил може спричинити пильну увагу контролюючих органів, з призначенням штрафів згідно зі ст. 15.1 КпАП.

Виправлення у касовій книзі допустимі чи ні? І якщо так, то як їх зробити правильно і уникнути претензій під час перевірки? Саме цим важливим питанням ми присвятимо нашу статтю, а також наведемо зразок внесення виправлень.

Виправлення у касовій книзі: можливі чи ні?

Правила, що поширюються на порядок здійснення касових операцій, зазнали суттєвих змін з червня 2014 року. Одне з таких нововведень – це можливість вносити виправлення до касової книги. Точніше сказати, що тепер у п. 4.7 вказівок ЦБ РФ від 11.03.2014 №3210-У прописано, що виправляти дані в касовій книзі можливо.

Про касові операції читайте також:

Раніше чинні правила встановлювали, що касові документи виправленню не підлягають (тут маються на увазі прибуткові та видаткові ордери), а ось про касову книгу жодної конкретики не було. Цією обставиною часто користувалися органи контролю, поширюючи заборону і на виправлення в касовій книзі. Така позиція не мала під собою жодних підстав, оскільки касова книга – це документ, а регістр.

ВАЖЛИВО! Виправленню можуть піддаватися лише касові книжки у паперовому вигляді. Електронну касову книгу редагувати не можна. Так як виправлення в електронній касовій книзі неприпустимі, потрібно сформувати новий документ, без помилок, і підписати його заново.

Експерти КонсультантПлюс детально роз'яснили порядок оформлення касової книги. Якщо у вас немає доступу до системи К+, отримайте пробний доступ до Інтернету безкоштовно.

УВАГА! З 30.11.2020 відокремлені підрозділи, які не зберігають готівку та здають її до каси головного підприємства, мають право не вести касову книгу. Вказівкою Банку Росії від 05.10.2020 № 5587-У передбачено та інші поправки в порядку обліку касових операцій.

Які ще поправки внесено до обліку касових операцій? Оформіть безкоштовний пробний доступ до КонсультантПлюс і переходьте в статтю з докладним описом нововведень.

Як виправити помилку в касовій книзі

ВАЖЛИВО! З 01.01.2022 набрав чинності ФСБО 27/2021 "Документи та документообіг у бухгалтерському обліку". У новому стандарті прописано аналогічний порядок зміни бухгалтерських документів. Про ФСБО 27 ми розповідали у статті. Положення у тому, що місцем зберігання документів може лише РФ, набирає чинності з 01.01.2024. Докладніше про це ми писали у матеріалі.

Питання можливості правок дозволено, тепер відтворимо алгоритм внесення виправлень:

Вам необхідно перекреслити помилково внесені дані.

Поруч із перекресленими помилковими даними вписуєте вірні. Дуже важливо, щоб вони були читальні та розбірливі.

Проставляємо дату внесення виправлень.

Ставиться підпис особи, якою виправлення було здійснено, з розшифровкою.

Виправлення повинні вносити той самий співробітник, яким спочатку складався документ. Так як касова книга ведеться касиром або бухгалтером (такий обов'язок покладається на них наказом), то саме їм належить вносити правки при виявленні помилок.

ВАЖЛИВО! Якщо виявлено помилку, яка була здійснена кілька днів тому, і вона впливає на залишки по касі, дані яких переносяться в наступні аркуші касової книги, то виправляються всі аркуші, які таких вимагають.

Перевірити, чи не допускаєте ви промахів у касовій дисципліні, чи допоможе матеріал «Касова дисципліна та відповідальність за її порушення».

Як правильно вести книгу обліку прийнятих та виданих касиром коштів, детально роз'яснили експерти КонсультантПлюс. Щоб зробити все правильно, отримайте пробний доступ до системи і переходьте в Готове рішення. Це безкоштовно.

Виправлення у касовій книзі: зразок

Тепер від теорії перейдемо до практики, і, дотримуючись раніше представленої нами інструкції, внесемо правки до касової книги.

Припустимо, що в касовій книзі неправильно було зазначено кореспондуючий рахунок за виданою у підзвіт за розхідником сумі. Ось так виглядав аркуш касової книги до виправлення:

Від кого отримано чи кому видано

Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку

Бухгалтери знають, як важливо вести точну та акуратну касову книгу. Вона є основою для підготовки звітів і може бути основою для перевірки з боку податкових органів. Однак помилки можуть траплятися навіть у найдосвідченіших фахівців. Що робити, якщо ви помітили помилку у касовій книзі? У цьому гайді ми розповімо вам, як виправити цю помилку та уникнути неприємностей.

Крок 1: Визначте помилку

Першим кроком є ​​визначення помилки у касовій книзі. Це може бути неправильний запис суми, неправильна вказівка ​​дати або пропуск запису про зняття або внесення грошей.Важливо ретельно переглянути всі записи і виявити точне місце, де було допущено помилку.

Порада: Якщо ви маєте сумніви щодо точності запису, перевірте всі джерела інформації, такі як чеки, розписки та інші підтверджуючі документи.

Як позбавитися помилки в касовій книзі: гайд для бухгалтерів

1. Аналізуйте помилку

Першим кроком до виправлення помилки у касовій книзі є аналіз. З'ясуйте причину помилки та визначте, як вона вплине на подальші записи.

2. Внесіть виправлення до касової книги

Після аналізу помилки необхідно внести виправлення до касової книги. При цьому вкажіть причину та дату виправлення. Зверніть увагу, що виправлення мають бути виконані чітко та чисто, щоб не викликати додаткових питань.

Якщо внесені виправлення торкаються документів або операцій, які були виконані на підставі помилкового запису в касовій книзі, такі документи та операції також слід виправити. Не забудьте увімкнути посилання на виправлені документи або операції до касової книги.

3. Повідомте компетентні органи

Якщо помилка в касовій книзі може вплинути на фінансову звітність, обов'язково сповістіть компетентні органи про виправлення, які були внесені. Поясніть причини помилки та надайте інформацію про внесені виправлення.

Добре підготовлене пояснення допоможе уникнути проблем при подальшому аудиті чи перевірці бухгалтерської звітності.

Важливо, що необхідно мінімізувати можливість помилок у касовій книзі, ведучи її уважно та акуратно. Регулярно проводьте звіряння залишків із торговими апаратами та касами. При виявленні помилок, виправляйте їх якнайшвидше і не забувайте документувати ваші дії.

Перевірка введених даних

У разі виправлення помилок у касовій книзі слід звернути особливу увагу на перевірку введених даних. Неправильно зазначені суми, дати або інші відомості можуть призвести до подальших помилок та спотворень у бухгалтерському обліку. Ось кілька важливих кроків для перевірки даних:

• Перевірте правильність написання та граматичну коректність усіх введених відомостей. Помилки або неправильне використання символів можуть призвести до неправильної інтерпретації даних.
• Переконайтеся, що всі числа та суми вказані правильно. Перевірте математичні операції і переконайтеся, що помилки округлення не вплинули на кінцеві результати.
• Звіртеся з оригінальними документами, щоб переконатися в точності переданих відомостей. Перевірте дати, номери документів та інші важливі деталі.
• Перевірте правильність заповнення всіх обов'язкових полів. Пропуск навіть одного поля може призвести до некоректних результатів та помилок у документації.
• Застосовуйте заздалегідь встановлені правила та процедури перевірки даних. Переконайтеся, що вся інформація відповідає встановленим стандартам та вимогам бухгалтерського обліку.

Ще за темою: Редуксин на якому бланку рецептурному виписується препарат

Правильна перевірка введених даних є важливою складовою виправлення помилок у касовій книзі. Це допоможе мінімізувати ризики подальших помилок та забезпечить достовірність бухгалтерського обліку.

Пошук та редагування помилкових записів

Помилки в касовій книзі можуть виникати з різних причин: неправильного введення даних, втрати або пошкодження документів, неправильного розрахунку сум та інших факторів. Для виправлення таких помилкових записів необхідно провести пошук та подальше редагування даних.

Крок 1: Аналіз касових операцій

Перед початком пошуку та редагування помилок необхідно здійснити аналіз касових операцій за певний період часу. Для цього слід виконати такі дії:

1. Зіставлення касових операцій з їх первинними документами, такими як квитанції, рахунки, акти тощо;
2. Звіряє дані в касовій книзі з іншими обліковими документами, такими як банківські виписки або рахунки-фактури;
3. Перевірка математичної правильності підсумовування операцій;
4. Виявляє неправильні або відсутні записи.

Крок 2: Пошук помилкових записів

Після аналізу касових операцій можна розпочати пошуку помилкових записів. Для цього можна використовувати такі методи:

• Пошук за ключовими словами. Використовуйте основні слова або фрази, які можуть бути пов'язані з хибними записами. Наприклад, введіть суму операції або найменування контрагента;
• Сортування даних за різними категоріями (дата, тип операції, номер документа тощо) та аналіз відхилень від очікуваних значень;
• Порівняння даних із різних джерел та пошук розбіжностей.

Крок 3: Редагування помилкових записів

Після виявлення помилкових записів слід внести відповідні виправлення. Для цього слід виконати такі дії:

1. Зміна неправильно введених даних. Переконайтеся, що значення, що вводяться, правильно відображають реальний стан справ;
2. Додавання пропущених записів. У разі виявлення пропущених операцій необхідно внести відповідні записи до касової книги;
3. Видалення неправильних записів. Якщо запис є некоректним або не відповідає фактичним даним, його слід видалити з касової книги;
4. Здійснення перерахунку.У разі виявлення суттєвих помилок, може знадобитися перерахунок чи коригування пов'язаних операцій.

Після завершення редагування не забудьте зберегти внесені зміни та перевіряти ще раз касову книгу для подальшого використання.

Коригування початкового та кінцевого залишків

Як робити коригування?

Один із найпоширеніших видів помилок у касовій книзі — це неправильно вказаний початковий чи кінцевий залишок. У такій ситуації потрібне коригування, щоб привести залишки у відповідність до реальної ситуації.

Для коригування необхідно виконати такі кроки:

1. Визначити точне значення неправильного початкового чи кінцевого залишку.
2. Визначити причину виникнення помилки.
3. Коригувати значення залишку, виходячи з виявленої причини.
4. Внести необхідні записи до касової книги про проведене коригування.

Важливо пам'ятати, що коригування початкових та кінцевих залишків має бути достовірно обґрунтовано та добре документовано. Неконтрольовані або неправильні коригування можуть спричинити серйозні наслідки.

Приклад коригування початкового залишку

Припустимо, що на початку місяця в касі мало бути 10 000 рублів, але помилково в касовій книзі вказано значення 8 000 рублів. Для коригування необхідно:

1. Вивчити початкові документи, пов'язані з початковим залишком, виявлення причини помилки.
2. Встановити, що помилка виникла через неправильний підрахунок залишку на попередній місяць.
3. Скоригувати значення початкового залишку в касовій книзі шляхом запису суми різниці між фактичним та хибним значенням (10 000 – 8 000 = 2 000 рублів).
4. У касовій книзі внести відповідний запис про проведене коригування початкового залишку.

Точний порядок запису коригування залежить від внутрішнього обліку кожної організації. Рекомендується проконсультуватися з керівництвом або бухгалтером для визначення вимог та правил вашої компанії.

У результаті правильне коригування початкового та кінцевого залишків у касовій книзі допоможе підтримувати правильність та достовірність фінансових даних, а також уникати облікових помилок та можливих проблем із податковими органами.

Процедура скасування неправильної операції

У процесі роботи з касовою книгою може виникнути ситуація, коли операцію було записано неправильно. У такому разі необхідно вжити заходів для виправлення помилки та забезпечення точності фінансових даних.

Ось кілька кроків, які допоможуть вам провести процедуру скасування неправильної операції:

1. Визначте помилкову операцію

Перш ніж розпочати виправлення, уважно вивчіть записи в касовій книзі та визначте помилкову операцію. Переконайтеся, що ви точно знаєте, що саме було зроблено неправильно.

2. Зробіть відмітку про помилку

У касовій книзі поруч із помилковою операцією зробіть явну позначку про помилку. Це може бути перекреслення, хрестик або інший символ, який ясно вказуватиме на те, що дана операція неправильна.

3. Запишіть виправлення операції

Напроти помилкової операції запишіть виправлене значення чи уточнення. Позначте це як виправлення або коригування для ясності.

Помилкова операція: 10 січня 2022, отримання платежу від клієнта А, 1000 руб.

Виправлення: 10 січня 2022, отримання платежу від клієнта А, 1500 руб. (виправлення)

4. Простежте за балансом

Після виправлення операції не забудьте перерахувати баланс касової книги та переконатися, що всі розрахунки сходяться та помилки виправлені правильно.

Дотримуючись цих кроків, ви зможете усунути неправильні операції в касовій книзі та забезпечити точність та достовірність ведення фінансових записів.

Оновлення програмного забезпечення

Перш ніж виконувати оновлення, важливо створити резервні копії всіх даних, щоб у разі виникнення проблем можна було їх відновити. Рекомендується також повідомити всю команду бухгалтерії про необхідність оновлення програмного забезпечення та надати їм інструкції щодо встановлення.

Кроки для оновлення програмного забезпечення касової книги:

1. Перейдіть на офіційний сайт розробника програмного забезпечення та знайдіть розділ "Завантаження" або "Оновлення".
2. Виберіть останню версію програми та завантажте її на комп'ютер.
3. Закрийте всі програми, пов'язані з касовою книгою, щоб уникнути конфліктів під час інсталяції оновлення.
4. Запустіть завантажений файл оновлення та дотримуйтесь інструкцій з інсталяції.
5. Після інсталяції оновлення запустіть програму та переконайтеся, що вона працює коректно.

Переконайтеся, що всі дані, введені в програму до цього моменту, залишилися доступними після оновлення. Якщо виникли проблеми або дані були втрачені, зверніться до служби підтримки розробника програмного забезпечення для отримання допомоги та відновлення даних.

Зберігайте копію оновлення програмного забезпечення та інструкції з встановлення в безпечному місці, щоб мати можливість використовувати їх у разі потреби.

Оновлення програмного забезпечення – це важлива процедура, яка допомагає забезпечити безперебійну роботу касової книги та запобігти можливим помилкам та невідповідностям.

Навчання персоналу та контроль за правильністю ведення касової книги

Помилки в касовій книзі можуть бути з різних причин, включаючи неправильні записи, неправильні розрахунки або навіть навмисні маніпуляції з фінансовими даними. Щоб мінімізувати ризик виникнення помилок, необхідно навчати персонал та встановити систему контролю за правильністю ведення касової книги.

Персонал, відповідальний за ведення касової книги, має бути обов'язково навчений правилам та процедурам її використання. У рамках навчання слід звернути увагу на такі питання:

1. Правила заповнення касової книги: необхідно пояснити персоналу, як правильно записувати всі операції, вказуючи дату, номер чека, суму та інші необхідні дані.
2. Точність та акуратність: при веденні касової книги необхідно бути уважним і точним, уникаючи помилок та друкарських помилок.
3. Загальна відповідальність: персонал повинен розуміти, що ведення касової книги є його особистою відповідальністю, і будь-яка помилка може спричинити фінансові проблеми для організації.

Крім навчання необхідно встановити систему контролю за правильністю ведення касової книги. Це можна зробити шляхом:

• Щоденного звіряння касових залишків: щодня необхідно порівнювати фактичний залишок готівки із сумою, зазначеною у касовій книзі.
• Аудита касових операцій: регулярно проводити перевірку правильності записів та розрахунків у касовій книзі.
• Встановлення контрольних заходів: використовувати контрольні заходи, такі як нумеровані чеки або електронні системи обліку, щоб запобігти можливості маніпуляцій із фінансовими даними.

Важливо також створити атмосферу довіри та підтримки серед персоналу.Співробітники повинні знати, що вони можуть звернутися за допомогою та консультацією у разі виникнення запитань чи сумнівів.

Поєднання навчання персоналу та системи контролю дозволить мінімізувати ризик помилок та забезпечити правильність ведення касової книги. Це у свою чергу сприяє збереженню фінансової стабільності та довіри з боку клієнтів та партнерів організації.

За темою